Inicio / Automatización de facturación
Vendes. Cobras.La factura
aparece sola.
Cada venta debería terminar en factura. No en una tarea pendiente. Conecto tus cobros con tu programa de facturación para que dejes de copiar datos y de emitir facturas una a una.
Primero miramos si tus herramientas se pueden conectar. Sin compromiso.
Alguien compra y paga
Cliente, importe e impuestos, según lo acordado
Creada y de camino a tu cliente
Si a una venta le falta un dato o entra dos veces, no se queda en silencio: queda anotada y salta el aviso.
Vender más es la buena noticia. Hacer más facturas, no.
Cierras el carrito. Ha ido bien. Mejor de lo que esperabas.
Meses preparando el curso, y por fin las ventas entran.
Hasta que abres ThriveCart.
A un lado de la pantalla, las ventas. Al otro, tu programa de facturación.
- Copiar el nombre. El correo. El NIF.
- Comprobar el importe.
- Mirar si entró con el descuento.
- Emitir la factura.
- Y volver a empezar.
Has conseguido lo que llevabas meses buscando: vender. Entonces, ¿por qué estás pasando el fin de semana copiando datos de un lado a otro?
«El problema no es cuántas facturas hay. Es que cada una sigue necesitando a alguien delante del ordenador.»
Con el sistema funcionando, las ventas habrían sido las mismas. Lo que habría desaparecido es el fin de semana.
«Bah, si hacer una factura son cinco minutos.»
Lo son.
Una.
Cada venta nueva te suma minutos que no te paga nadie: tiempo que no estás vendiendo, ni creando, ni descansando. Con el sistema, ese tiempo deja de crecer con cada venta.
Haz tú la cuenta Mueve los dos controles.
Es tu estimación, con tus números. No incluye lo que cuesta corregir errores.
Qué hago, para qué sirve y cómo lo notas.
| Qué hago | Para qué | Cómo lo notas |
|---|---|---|
| Conecto tus cobros con tus facturas. | Que cada venta se convierta en factura sin que tú hagas nada. | Dejas de abrir dos programas para lo mismo. |
| Los datos del cliente se rellenan solos. | Que nadie tenga que copiar y pegar cien veces lo mismo. | Se acaba la tarea tediosa, y los dedazos que trae. |
| La factura le llega a tu cliente. | Que salga sola hacia su correo, sin enviarla una por una. | Nadie te escribe pidiéndote la factura. |
| Lo pruebo antes de dejarlo funcionando. | Que no se rompa el día que más vendes. | No te llevas sustos. |
| El sistema se vigila a sí mismo. | Si una venta no llega o algo sale raro, queda anotado y salta el aviso. | Te enteras al momento, no en el cierre. |
Que cada cobro llegue a factura, con reglas claras y avisos cuando algo no cuadra.
Tu contabilidad ni tu fiscalidad.
De eso se encarga tu asesoría, que para eso ha estudiado. Yo me ocupo de que los datos lleguen bien y a tiempo.
¿En qué lado te ves?
Tiene sentido si…
- Cobras online con ThriveCart, Stripe o una plataforma parecida.
- Todavía copias, compruebas o mueves datos para preparar tus facturas.
- Emites facturas a mano cada semana.
Probablemente no si…
- Facturas cuatro veces al año.
- Tus herramientas no permiten ninguna conexión.
- Buscas una solución contable completa.
Automatizar es fácil.
Que aguante cuando algo falla, no.
Lo que se monta en una tarde es el camino feliz: el que funciona cuando todo va bien. Antes de montar nada, yo escribo también los caminos que salen mal.
Si el cobro ya entró pero la factura no se pudo crear o enviar, defino desde el principio cómo se detecta, cómo se sabe en qué punto se quedó y cómo se retoma sin emitir una factura duplicada. Cada venta deja rastro: si una no entra, si un dato viene mal, si algo se repite.
El camino feliz Lo que se monta en una tarde.
- Falta el NIFSe aparta y salta el aviso.
- Una devoluciónSe aplica lo acordado contigo.
- Entra dos vecesNo se factura dos veces.
- La factura no se creaSe retoma donde se quedó.
«Una automatización que se rompe en silencio es peor que no tenerla.»
Cinco pasos. En cuatro solo tienes que contestarme.
- 1
Revisamos cómo cobras y cómo facturas
Me enseñas tu proceso tal y como es hoy, con sus manías.
- 2
Decido qué pasa cuando algo sale mal
Un cliente sin NIF. Una venta devuelta. El mismo pedido dos veces. Cada caso tiene respuesta antes de montar nada.
- 3
Configuro y pruebo
Con tus datos reales, antes de que emita nada de verdad.
- 4
Te enseño dónde mirar
Qué ocurre en cada caso, dónde revisar y qué hacer si algo se para.
- 5
Lo dejamos funcionando
Y vigilándose solo: registra cada venta y avisa si algo se sale de lo normal.
Estos ya los tengo montados y probados. ¿Con qué cobras y facturas tú?
- ThriveCart Holded Con cobros reales
- ThriveCart FacturaDirecta Con cobros reales
- Stripe FacturaDirecta Probado
Si tu herramienta permite conexión, se puede estudiar. Si no la permite, te lo digo y no seguimos.
Mi caso tiene alguna particularidadSoy Lorena.
De pequeña hacía puzzles al revés, para ponérmelo más difícil.
No me interesaba terminar el puzzle. Me interesaba entender cómo encajaban las piezas.
En los negocios pasa igual: las herramientas ya están ahí. Lo difícil es conseguir que encajen. Soy matemática e ingeniera informática y llevo unos 15 años construyendo software y analizando procesos.
Eso es lo que hago: que los procesos dejen de depender de una persona.
Matemática · Informática · Analista de sistemas
Lo que me preguntan casi siempre.
«Yo prefiero revisar cada factura antes de que salga.»
Y la revisas. Las facturas pueden nacer en borrador. Tú decides cuándo dejan de pasar por tus manos, o si no lo hacen nunca.
El sistema hace el trabajo mecánico. La última palabra sigue siendo tuya.
¿Cómo sé que está funcionando bien?
Porque el sistema lleva su propio registro. Cada venta queda anotada con lo que ha pasado con ella, así que si una no llega a factura o entra con algún dato raro, no se queda en silencio: salta.
Esa es la diferencia entre una automatización que funciona y una que crees que funciona.
¿Qué pasa con devoluciones y pagos fallidos?
Se decide antes de montar nada. Es justo la parte del trabajo que no se ve: qué debe ocurrir cuando una venta se devuelve, un pago falla o entra dos veces el mismo pedido.
¿Y si trabajo con Excel o con otra herramienta?
Se puede automatizar la preparación de los datos, pero el destino final tiene que ser una herramienta que emita facturas válidas. Reviso primero si el flujo es viable.
«De eso ya se encarga mi asesoría.»
Se encarga. De que las facturas cumplan. No de que tú dejes de hacerlas a mano. Esa parte sigue siendo tuya.
La configuración fiscal la decide tu asesoría. Yo me ocupo de que los datos lleguen bien y a tiempo.
¿Cuánto cuesta?
No me pagas por hacer que una venta llegue una vez al otro programa. Me pagas por definir qué ocurre cuando falta un NIF, hay una devolución o una herramienta deja de responder.
Depende de lo que haya que resolver en tu caso. Después de ver tu proceso te envío una propuesta con el alcance y la inversión por escrito.
Que tu negocio crezca no debería costarte más tardes.
Me enseñas cómo cobras y dónde preparas las facturas, y te digo si se puede automatizar, qué incluiría y cuánto costaría. Si no encaja, te lo digo en la llamada.
O escríbeme a [email protected]